毎月徹夜で請求書作成

久しぶりに北部近くまで
行ってきました。

約１時間半の道のり。

天気が良かったので
割と快適なドライブでした。

最初に勤めてた会社では、
読谷、恩納、本部、伊平屋と
毎日のように移動してましたが、
起業してからは少なくなりましたね。




本日は、あるホテルからの相談でした。

日常業務をパソコンを使って効率化させたいというのが相談内容です。

話を聞いて、ホテルの業務を大きく３つに分けてみました。

■予約業務

一般のお客様、あるいは旅行代理店の方などから
「いついつ空いてますか？」という問合せも多いです。

問合せに答えるためには、予約台帳が必要になってきます。

パソコンではExcelで管理してますが、キャンセル対応や
仮押さえなどを日付によって自動的にキャンセルにする機能などはないため、
その辺を自動化できる仕組み（システム）が必要になりそうです。

■チェックイン・チェックアウト

日常的に行われる作業です。
お客様がチェックインしたり、チェックアウトしたりを管理します。

現状、管理するシステムはあるのですが、手作業で行わなければならない作業も多く、
最終的にデータを集計して、請求データを作成する作業も手動です。

この辺を効率化する必要があります。

幸い、現状の仕組みを流用した作りこみができそうなので、
作業自体は変わらないような作りができそうです。

■請求業務

ホテルの宿泊費用は、旅行代理店からのものがほとんどです。

宿泊するお客様からお金をもらうのではなく、月毎の宿泊データを元に
旅行代理店に請求書を発送します。

チェックイン、チェックアウトのデータを元に各旅行代理店向けの
請求書を作成しなければなりません。

現状、この作業が大変な作業となってるようで、
システム化の最優先課題となっています。


もちろん上記以外にも業務はありますが、システム化に関して考えると、
この３つに絞られると思います。

仕事を進める中で、このような問題はたくさんあると思います。

ちょっとしたことで、すごく便利になる場合もあります。

気軽にご相談いただけたらと思います。