沖縄をＩＴで盛り上げる社長のブログ

安座間です。

先日、迷惑メールで被害を被りました。

「迷惑メールが多くて大変！」

という被害も、もちろんあるのですが、別に被害が・・・。


弊社へWebサイト制作やシステム開発の依頼がある場合、
メールでの問い合わせが多いです。

大事なメールを見逃すのはまずいですので、
迷惑メールのフィルタを使ってはいますが、
基本的には全てのメールをチェックせざるを得ないです。

先日、ある方からの問い合わせがありました。

「こうこう、こういうWebサイトを作って欲しいのですが、どれくらの費用がかかりますか？」
とのこと。

費用を算出するためには、
作業工数を算出しなければなりません。

作業工数を算出するためには、
必要な画面や機能を洗い出さなければなりません。

Webサイトと言っても、単純はホームページではなく、
データベースやプログラミングも絡んでくるので、
パッと見積もりできるわけではないんですよね。

時間をかけて見積書と提案書を作成しました。

そして、メールで送信。

すると、
「見積、ありがとうございます。一度、お会いしましょう。」

書類審査は合格、というところでしょうか。

こちらの都合の良い日をメールにて送信しました。


・・・ここからです。(--;

待てども、なかなかメールが返ってきません。

数日後、再度送ってみました。
それでも、メールが返ってきません。

電話をかけてみました。

電話は取ってくれませんでした。（着信はしてましたが・・・。）

最後にもう一度、メールを投げました。

すると、返ってきました。

「安座間様のメールが迷惑メール扱いされて、見逃してました。」

さらに、

「メールが返ってこないものと思い、別の業者に決めてしまいました。」

こっちは、「えー！」ですよ。

メールから始まったやり取りなので、
メールだけに頼ったのがまずかったんですね。

「おかしいな？」と思ったら、すぐ電話すれば良かった・・・。

これもシンクロニシティだと思って、諦めますが・・・。


ここで、迷惑メール被害を少なくするための方法を書いてみます。


「メールアドレスを公開しないこと」

迷惑メールを送信する連中は、ネット上のメールアドレスを集めてます。
ホームページなどで公開してると、その餌食にあってしまいます。

自社のホームページで公開してるのであれば、
止めた方がいいでしょう。

「それじゃあ、メールでの問い合わせは？」

となりますが、問い合わせフォームを作成することで解決です。

これからホームページを作成する場合は、
かならず付けた方がいいですね。


他の方のメールアドレスを公開するのも避けましょう。

「紹介してあげよう！」という気持ちで、
良かれと思ってやってあげてると思いますが、
相手にとっては、迷惑になることもあります。

検索エンジンなどで、自分のメールアドレスで検索すると、
公開されてるか否かがわかります。たくさん出てきました？(^^;


「@」を、「@@」や「☆」に変更して公開し、
「@@を@に変更してくださいね。」
という方もいらっしゃいますが、私は止めた方がいいと思います。

私が悪い人なら、メールアドレス探しのときに
そういうロジックを組み込みます。


「安易なメールアドレスは使わないこと」

"@"より右の部分は、ドメイン名となってますので、
必ず公開されてしまいます。

問題は"@"よりも左の部分ですね。

考えられそうな単語は避けましょう。

"info"
"web"
"admin"
"webadmin"

など、よく使われるものは、公開されてなくても狙われます。


「メールはできるだけ早く返すこと」

これは、迷惑メールにかかわらず、メールのマナーですね。

迷惑メールが横行してる状況なので、
自分のメールがちゃんと届いたか？というのは
出した方は、不安に思ってることがあります。

「メール届きましたよ」という意味を込めて、
できるだけ早く返信してあげましょう。

返信に時間がかかる場合でも、
「メールありがとうございます。２、３日お待ちください。」
というメールを送ってあげると、相手は安心します。


「おかしいな？と思ったら電話連絡」

それでも、相手に届いてない場合もあります。

少しでも「おかしいな？」と思ったら、
確実な電話連絡をするようにしましょう。


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